Vedtægter for Hørsholm Rungsted løbeklub
§ 1 Navn og hjemsted
Foreningen Hørsholm Rungsted løbeklub er stiftet den 21. september 2011 og har hjemsted i Hørsholm kommune.
§ 2 Formål
Hørsholm Rungsted løbeklub er en motionsklub, hvor ”Rummelighed” er fundamentet. Klubbens målsætning er at sørge for træningsmuligheder for løbere på alle niveauer på fælles løbeture en eller flere gange om ugen.
Det er endvidere foreningens formål at udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen.
§ 3 Medlemskab
Enhver, der ønsker at tilslutte sig klubbens formål, kan optages. Medlemskabet træder i kraft, når kontingentet er betalt. Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægter og leve op til foreningens formålsbestemmelse.
§ 4 Indmeldelse
Indmeldelse sker på foreningens hjemmesiden: www.hrlk.dk, hvor foreningens vedtægter og regler også fremgår. Den til enhver tid siddende bestyrelse har ejerskabet af domænenavnet HRLK.dk og de til klubben hørende grupper og sider på de sociale medier samt foreningsadministrator, ligesom det udelukkende er bestyrelsesmedlemmer, der kan være administratorer, medmindre andet uddelegeres af bestyrelsen.
§ 5 Udmeldelse
Udmeldelse sker på foreningens hjemmesiden: www.hrlk.dk, og skal foretages senest 31. marts inden overgangen til ny kontingentperiode. Ved udmeldelse refunderes senest opkrævede kontingentet eller dele heraf ikke.
§ 6 Kontingent
Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen. Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen. Klubbens kontingent fastsættes for et år ad gangen på den ordinære generalforsamling og oplyses på klubbens hjemmeside. Kontingentet betales helårligt og gælder for regnskabsåret.
§ 7 Restance
Kontingentet skal betales i henhold til retningslinier fastsat af bestyrelsen. Kasseren kan slette et medlemskab, hvis kontingentbetaling ikke er sket senest en uge efter 2. rykker. Ved genindmeldelse skal skyldigt kontingent betales.
§ 8 Udelukkelse og eksklusion
Et medlem kan udelukkes midlertidigt eller permanent (eksklusion), såfremt vedkommende handler til skade for foreningen, eller såfremt vedkommende ikke opfylder sine medlemsforpligtelser. I sagen om udelukkelse har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse.
§ 9 Ordinær generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender. Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af april måned. Indkaldelse med angivelse af dagsorden skal finde sted med mindst to ugers varsel ved e-mail.
Forslag, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være indsendt skriftligt (e-mail) til bestyrelsen senest to uger før generalforsamlingens afholdelse. Er der indkommet forslag, E-mailes disse til medlemmerne sammen med dagsorden og det reviderede regnskab sådan, at dette er medlemmerne i hænde senest en uge før generalforsamling. Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte indbyde. Stemmeret har alle medlemmer. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig ved almindeligt flertal uanset de fremmødtes antal.
§ 10 Dagsorden
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
1) Valg af dirigent og referent
2) Bestyrelsens beretning for det forløbende år
3) Forelæggelse af årsregnskab (inkl. revideret regnskab) for det forløbende år til godkendelse
4) Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for de kommende 12 måneder til godkendelse
5) Fastsættelse af kontingent
6) Behandling af indkomne forslag
Alle medlemmer af bestyrelsen vælges for to år, således at formanden samt to af medlemmerne er på valg i ulige år, og kassereren samt de andre to medlemmer er på valg i lige år.
7) Valg af formand (i ulige år)
8) Valg af kasserer (i lige år)
9) Valg af øvrige fire bestyrelsesmedlemmer.
Suppleanterne vælges for et år ad gangen.
10) Valg af to suppleanter til bestyrelsen.
11) Valg af en revisor og en revisorsuppleant
12) Eventuelt (forhold vedr. foreningen kan drøftes, men der kan ikke træffes beslutninger).
§ 11 Generalforsamlingens ledelse
Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen, og som ikke må være medlem af bestyrelsen. Beslutninger træffes ved almindeligt flertal. Dog kræver vedtægtsændringer og beslutninger om foreningens opløsning kvalificeret flertal, jf. §§ 17 og 18. Afstemning skal foretages skriftligt, såfremt fem medlemmer forlanger det. Ved personvalg dog på forlangende. Der skrives et referat af generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten.
§ 12 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst en femtedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt over for bestyrelsen fremsætter ønske herom med en angivelse af det emne, som ønskes behandlet. Generalforsamlingen skal afholdes senest fire uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling. Afholdelse af ekstraordinær generalforsamling forudsætter, at der er tale om et eller flere klart angivne spørgsmål, som skal behandles af foreningens højeste myndighed (generalforsamlingen).
§ 13 Bestyrelsen
Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst tre af dens medlemmer, herunder formanden eller kassereren er til stede.
Bestyrelsessuppleanterne indbydes til at deltage i bestyrelsesmøderne og bestyrelsesarbejdet, men de er ikke forpligtet og har ikke en formel stemmeret i bestyrelsen.
§ 14 Regnskab
Foreningens regnskabsår er fra 1. april til 31. marts. Årsregnskabet udsendes til foreningens medlemmer sammen med eventuelt indkomne forslag senest en uge før den ordinære generalforsamling. Årsregnskabet udleveres og forlægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorens godkendelse og underskrift.
§ 15 Revision
På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen en revisor og en revisorsuppleant. Revisoren skal hvert år i april måned gennemgå, godkende og underskrive regnskabet. Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og banksaldo.
§ 16 Tegning og hæftelse
§16.1 Foreningen tegnes af bestyrelsesformanden og kassereren i forening jfr. dog punkt
§16.2. Kassereren står for den daglige varetagelse af foreningens formue, herunder indkassering af kontingenter samt betaling af regninger m.v. Til brug for kassererens varetagelse af foreningens formue kan den samlede bestyrelse meddele kassereren skriftlig fuldmagt til at disponere over foreningens konti, herunder via NetBank og/eller MobilBank. Fuldmagt skal oprettes på pengeinstituttets fuldmagtsformularer.
§16.3. Køb, pantsætning eller salg af fast ejendom samt optagelse af lån eller kredit i pengeinstitutter kræver dog samtykke og underskrift af den samlede bestyrelse.
§16.4. Foreningens medlemmer hæfter ikke personligt for de forpligtelser, der påhviler foreningen”
§16.5 Dispositioner større end 5.000 kr. skal forhåndsgodkendes af bestyrelsen. Det er til intern kontrol i foreningen og forhindrer ikke kasseren i at opnå fuldmagt i HRLK’s bank.
§16.6 Foreningen kan ikke stifte gæld.
§ 17 Vedtægtsændringer
Ændringer af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst to tredjedele af de afgivne stemmer er for forslaget. Ændringer af foreningens vedtægt skal kunne ske på enhver lovligt indkaldt generalforsamling, d.v.s. på både ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger.
§ 18 Opløsning
Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling. For at denne er beslutningsdygtig kræves, at mindst to tredjedele af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede.
For at forslaget kan vedtages, kræves, at mindst tre fjerdedele af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutningen kan træffes med ovennævnte stemmeflertal, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer, der er til stede. På generalforsamlingen skal samtidig træffes bestemmelser om, hvilke almennyttige/velgørende formål, foreningens formue, herunder eventuel fast ejendom og løsøre, skal tilgå.
* Vedtægten er vedtaget på Hørsholm Rungsted løbeklubs stiftende generalforsamling den 21. september 2011.
** Efterfølgende revideret på generalforsamlingen:
• den 23. april 2014 (§9 & §10)
• den 24. april 2019 (§10 & §16)
• den 8. juni 2022 (§10)
• den 22. november 2022 (§16.5)
• den 24. april 2023 (§4 & §10 punkt 9 samt kommentarer om længde for valg af bestyrelse & suppleanter)